A priori podemos pensar que el tema de la oficina de una empresa no se vincula directamente al coaching, sin embargo, en mi opinión profesional sí es un tema relacionado.

En mis años de ejercicio profesional no han sido pocas las veces que diversos clientes, particularmente de coaching empresarial y/o ejecutivo, me han solicitado que realice un ambitaje de sus oficinas.

Los empresarios intentan sacar el máximo partido a sus sesiones de coaching, y los coaches intentamos apoyar dentro de nuestras posibilidades a nuestros clientes. Mi formación en psicología me permite detectar cómo ciertos elementos dentro de un espacio físico determinado condicionan, y siempre de un modo u otro, incluso presuntos elementos insignificantes, pueden condicionar negativamente a los empleados de una empresa e incluso a sus clientes.

Realizada la argumentación anterior de por qué considero que el artículo se vincula o relaciona directamente al tema del coaching, comienzo a desarrollar el contenido como lo tengo en mente, y basado el mismo en mi experiencia profesional.

La oficina de la empresa debe ser eficiente, funcional y con personalidad.

Eficiente como centro de operaciones empresarial, funcional para los empleados, y con personalidad para transmitir de forma efectiva los valores organizacionales al cliente.

El local de la oficina de la empresa.

La ubicación de la oficina de la empresa dependerá principalmente de dos factores: la logística geográfica de la empresa y el presupuesto del que ésta disponga; aunque puede darse el caso, y son muchos, que la empresa tenga una oficina no geolocalizada porque ofrece productos y servicios a través de internet o no realiza una atención al público en dichas oficinas.

Partamos del supuesto de que la empresa ofrece un producto o servicio el cual requiere de una oficina, y que en la misma serán recibidos los clientes, proveedores y comerciales de otros sectores empresariales. En definitiva, el modelo tradicional de la oficina de una empresa.

La posición geográfica de la empresa determinará la necesidad de ubicar sus oficinas en el mejor lugar posible, entendiendo como “mejor lugar” aquel que ofrezca el mayor grado de visibilidad y fácil acceso.

En tal sentido, lo anterior puede resultar un hándicap o beneficio para la empresa, según diferentes variables y cómo las mismas se traduzcan en la práctica y a través de los hechos.

Una empresa que basa sus actividades comerciales en la atención directa al público, como una tienda de ropa o electrodomésticos, debe situarse en un lugar de máxima visibilidad y con un elevado grado de actividad urbana o vial. Por eso los Centros Comerciales, aunque son elevados sus alquileres de los locales, son tan tentadores; simplemente porque prácticamente garantizan un elevado y constante tráfico de potenciales clientes por la puerta de la empresa.

También debemos contemplar otro tipo de empresas, las cuales atienden en un alto porcentaje a sus clientes en sus oficinas, y sin embargo no dependen de un elevado grado de visibilidad física. Son aquellas empresas a las cuales los clientes irán indistintamente en dónde se ubique la misma.

¿Por qué una empresa no posee un local propio?

La pregunta solo tiene dos posibles respuestas factibles, aunque seguro que podemos encontrar alguna otra dependiendo de diferentes variables: será por falta de capital o porque en dónde está situada la empresa no hay locales en venta.

El factor económico aquí puede eventualmente pesar y mucho, por eso encontramos una gran cantidad de empresas, sobre todo de PYMES, que alquilan sus locales por falta de capital para poder comprar uno.

Entre las posibles variables mencionadas anteriormente al responder a la pregunta, podemos encontrar la falta de confianza empresarial solapada como una pseudo estrategia especulativa; como también la incompetencia organizacional.

En cualquier caso, tanto sea por falta de capital o por dificultades en encontrar un buen local comercial, la empresa basada en el modelo tradicional de negocios necesita de oficinas para funcionar.

El diseño de una oficina moderna y sus características.

El diseño de la oficina de la empresa es tan importante como el lugar en dónde ésta se sitúe. La empresa deberá contemplar las necesidades funcionales del equipo de trabajo para lograr un mayor nivel de productividad, y al mismo tiempo intentar ofrecer un entorno agradable a sus clientes.

Los principales factores que se deberán tener en cuenta al momento de elegir el diseño de la oficina son los siguientes:

– La imagen que transmite la empresa a sus clientes.

Antes de enfocarse en la elección del lugar para ubicar el centro de operaciones de la empresa, se debe tener en cuenta que la oficina se convertirá en algo real y tangible, un agente transmisor de los valores organizacionales de la empresa.

El espacio físico de la empresa hablará por sí mismo de ella, proyectará una determinada imagen a sus potenciales clientes, y se convertirá en el eje de su actividad comercial.

Al mismo tiempo, definirá su identidad corporativa y organizacional, reflejando su forma de comunicarse con el mercado y con sus trabajadores.

– El espacio en la oficina de la empresa.

El lugar físico disponible para el correcto funcionamiento de la empresa, se traduce hoy en día en un lugar de encuentro para el trabajo en equipo, como también en el ámbito de desarrollo organizacional y lugar en dónde se recibirá a los potenciales clientes.

El diseño “cerrado” de la oficina de tiempos pasados ha dejado paso al diseño abierto y funcional que se necesita en la actualidad. El diseño de la oficina debe facilitar la gestión del equipo de trabajo, como también propiciar un ámbito de fluida comunicación entre las personas.

Un lugar en el cual convivan los diferentes cargos jerárquicos de la empresa, y se compartan puestos de trabajo en común, logrando maximizar los recursos y potenciar las sinergias positivas.

– Los muebles de la oficina de la empresa.

El escritorio para un profesional se considera su base de operaciones, y por eso procede el tener en cuenta que el mismo debe ser cómodo y funcional. Un escritorio amplio facilita el trabajo, aunque no por ello se debe utilizar el espacio de la oficina de forma innecesaria.

Las sillas son un elemento muy importante, y cuidar el aspecto ergonómico es una cuestión de salud. Ofrecer una estación de trabajo cómoda y en condiciones a los empleados permite conseguir un mayor grado de productividad, y disminuye el ausentismo laboral por motivos de salud.

Además, lo anterior se convierte en un valor añadido para la empresa al ofrecer buenas condiciones ambientales de trabajo.

– Los beneficios de la iluminación natural de la oficina.

La oficina que cuenta con una buena iluminación natural no solo gestiona bien sus recursos, también convierte su espacio de trabajo en un lugar que ofrece calidad de vida a quienes trabajan en ella.

Por otro lado, al aprovecharse la luz natural se ahorra energía eléctrica; y utilizando cristales para los espacios cerrados como despachos y zonas de reunión se maximiza aún más el recurso natural.

La utilización de cerramientos con cristales también permite una mejor comunicación visual entre los miembros de la organización, y el elevado coste que ello eventualmente puede representar se compensa con creces a través de sus beneficios.

– La privacidad de los profesionales y de los clientes de la empresa.

Si bien el diseño “abierto” de la oficina es la tendencia, hay momentos y circunstancias en los cuales tanto los empleados como los clientes necesitan cierto grado de intimidad.

En tal sentido, se pueden utilizar cortinas de diseño y otros elementos para otorgar la intimidad necesaria a los despachos y zonas de reuniones; aunque el mejor sistema es el electrónico, que permite accionar un sistema de opacidad a los cristales para tener intimidad.

También procede el tener en cuenta la necesidad de un buen aislamiento acústico, porque los cristales no siempre ofrecen las características necesarias para ello; y la oficina suele ser un lugar en dónde la comunicación verbal por momentos es la gran protagonista.

En el próximo artículo seguiremos analizando los diferentes aspectos vinculados a una oficina, la cual como centro de operaciones comerciales de una empresa representa un elemento muy importante.

Continuaremos con la sala de reuniones de la oficina, las zonas de descanso para el personal, los aseos y su normativa legal vigente, la decoración y otros elementos que de un modo u otro inciden o condicionan el grado de productividad de la empresa.