Cómo escribir un email (el correo electrónico profesional).
Al escribir un email dices mucho de la persona que lo escribe, principalmente sobre su habilidad para comunicarse y hasta puede revelar eventualmente aspectos de su personalidad. A nivel profesional, el correo electrónico es una herramienta de gran utilidad, y como tal se debe intentar sacar el máximo provecho de ella.
Toda acción provoca una reacción, y si valoramos a un email como una acción desde luego tendrá la correspondiente reacción en nuestro receptor; por ello es muy importante el saber cómo escribir un correo electrónico.
El email es una forma de comunicarnos, por tanto no debemos olvidar ciertas reglas que se establecen entre emisor y receptor. En en el entorno empresarial, el correo electrónico cobra un rol muy importante; como forma de comuniación interna entre los miembros de la organización, y externa a nivel de la comunicación electrónica con los clientes o colaboradores profesionales.
Los factores básicos de un correo electrónico (professional email).
– El destinatario del correco electrónico (receptor del email).
Lo primero a tener en cuenta al momento de escribir un email es a quién lo enviamos, es decir, si se encuadra dentro del plano laboral, amoroso, familiar, profesional o de amistad.
Lo anterior combinado con la confianza que tengamos con nuestro receptor determinará el grado de coloquio a utilizar por nuestra parte.
Por ejemplo, escribir un email profesional requiere de ciertas características muy particulares, y entre ellas la más destacada es la formalidad.
– Estructurar mentalmente el correo electrónico (pensar el email).
Hay que pensar lo que vamos a escribir, atendiendo desde nuestras necesidades y claro, desde las de nuestro receptor.
Fácil son los errores de interpretación y las confusiones, evitarlas es lo más conveniente.
Debemos centrarnos en lo que queremos comunicar al otro y la forma en que lo haremos, claros y directos para ser efectivos. Resulta de gran utilidad plantearnos previamente por qué y para qué enviamos el email.
– La netiqueta del correo electrónico (cuidar las formas de expresión en el email).
Es menester mantener las reglas de netiqueta básicas establecidas desde hace muchos años en internet; el concepto de netiqueta no es nada nuevo aunque, todo hay que decirlo, con los años parece que se ha dejado de reparar en ella.
Por ejemplo, las mayúsculas significan gritos; soy de la vieja escuela y todavía al leer textos en mayúsculas siento que me están gritando, además de quedar estéticamente nada bien por cierto.
Desde luego, y por encima de las reglas de netiqueta, hay que evitar utilizar palabras o términos ofensivos, el lenguaje procaz o la vulgaridad al escribir un email.
– Diseño y estructura de un correo electrónico (las partes de un email).
Analizar el email en sus partes o estructura; comenzar con el saludo, desarrollar el contenido central del mensaje y despedirnos.
Observar el cuerpo del mensaje en sus espacios y sangrías, que sea agradable desde lo estético y no una ensalada de letras o manchas sobre la pantalla.
La utilización de los párrafos, saltos de línea y dejar espacios permite una mejor claridad.
– Respetar las reglas gramaticales del correo electrónico.
Respetar las reglas gramaticales para escribir un email es básico. Se deben escribir frases completas, con su debida puntuación puesto que la comunicación escrita no es igual a la verbal y sobre todo hacerlo con sentido.
Pasar de un tema a otro si es necesario dentro del mismo mensaje de forma fluida; un email no es un mensaje telegráfico o un sms.
– Cuidar la ortografía del correo electrónico (un email no es un mensaje de texto).
En los tiempos que corren las faltas ortográficas al escribir un email son casi inaceptables, los correctores ortográficos de los propios servicios de correo o los procesadores de texto nos pueden facilitar la tarea.
Ciertamente los correctores ortográficos también cometen fallos o mejor dicho, interpretan nuestras palabras a su manera, con lo cual muchas veces nos encontramos que pasan por alto errores.
Es muy importante incluir los términos que no contempla en su base de datos, sobre todo si utilizamos palabras en otros idiomas o propias de un lenguaje técnico específico.
– Evitar el lenguaje en código en el correo electrónico.
El lenguaje tipo sms con letras sueltas o claves indescifrables, para nuestro receptor, puede resultar muy incómodo o incluso ilegible.
La utilización de ciertas expresiones como por ejemplo LOL (Laughing Out Loud / Laugh Out Loud), muy utilizadas desde los comienzo de internet y que significa reírnos a carcajadas.
Todo dependerá del grado de confianza que tengamos con el receptor de nuestro correo electrónico.
– Los colores del correco electrónico (letras, fondos y personalización del email).
Muchos utilizan el color azul para las letras, pretenden con ello darle aire de seriedad. Una cosa son las teorías del color de la psicología y otra cosa es tener que leer un texto en color azul.
Hagan la prueba; al final de cuentas el color negro para el texto resulta lo más práctico y neutro desde todo punto de vista. Vale decir que podemos utilizar el color azul para nuestra firma del mensaje u otros menesteres, como por ejemplo para resaltar una parte del texto en particular o una fecha.
La utilización de colores de fondo para un email también es algo a evitar, me refiero a resaltar con colores como el amarillo o el rojo; la opción neutra, y por cierto la más eficaz en todo sentido, es utilizar el fondo blanco para escribir un email.
– Evitar los emoticones en los correos electrónicos.
No es nada extraño recibir un email con los populares emoticones, lógicamente dependerá del tipo de relación entre emisor y receptor aunque, muchas veces recibí algún email sin tener confianza con el emisor con los citados elementos gráficos. Incluso a nivel profesional los recibí y claro, cada uno lo interpretará a su modo.
Por mi parte no soy adepto a los mismos y de recibirlos solo en grado mínimo; por otro lado, pueden eventualmente distraer al receptor del asunto central de nuestro mensaje y con ello se pierde efectividad.
– Firmar el correo electrónico (email signature).
Crear una firma automática la cual se adjuntará en cada email que enviemos es muy sencillo. Los principales proveedores de cuentas de correo electrónico permiten crear firmas automáticas para adjuntar a un email.
Si tienes una página web o blog puedes incluirlos en la misma mediante enlaces o logos, es una forma muy efectiva de publicitar tus sitios y con ello tus contenidos. El incluir una firma en los correos electrónicos es un elemento básico del Personal Branding y muy utilizado a nivel de Networking.
– El correo electrónico en español y otros idiomas.
Si el receptor de nuestro email es de otra nacionalidad, de habla hispana claro, debemos reparar en que el idioma español varía de forma notoria de un país a otro. Lo oportuno es utilizar un español lo más neutro posible, evitando modismos o expresiones locales las cuales pueden llevar a la confusión por parte del receptor de nuestro mensaje.
Si debemos escribir un email en otro idioma la regla bien puede mantenerse en todos los sentidos antes mencionados, recordando que el lenguaje escrito difiere del verbal en varios sentidos y bien podemos caer en errores producidos entre lo que pretendíamos transmitir y lo que realmente transmitimos con nuestras palabras o expresiones.
Evidentemente todo dependerá en grado sumo del nivel de dominio y experiencia con el otro idioma.
Si estamos ente la escritura de un email en un idioma con caracteres diferentes al español, por ejemplo el rumano que en cierto modo es similar aunque muy diferente en ciertos signos y letras, es por tendencia aceptado el obviar dichos signos específicos.
No obstante, si el correo electrónico es de carácter profesional o requiere de cierta formalidad por nuestra parte, podemos utilizar sistemas online para incluir dichos signos o letras e incorporarlos a nuestro editor de texto.
– Releer el correo electrónico antes de enviarlo.
Recuerda, un email salvo que lo borren no es perecedero y todo lo que escribas podrá, eventualmente, ser usado en tu contra. No es broma, al enviarlo no hay vuelta atrás; y ante la duda lo mejor es guardarlo en la carpeta de borradores y dejarlo descansar.
En algunas circunstancias podemos estar emocionalmente inestables al momento de escribir un email, o responder uno en tales circunstancias puede resultar contraproducente.
Hay que medir y analizar cada palabra, no es ir en contra de la espontaneidad, es velar por nuestros intereses particulares.
Con éste post no pretendo en forma alguna dar consejos a nadie sobre cómo escribir un email, intento simplemente ofrecer algunas recomendaciones las cuales considero útiles y por cierto básicas.
(12) Comments
Leticia Alaniz
Todas tus recomendaciones son muy verdaderas y estoy completamente de acuerdo. Hay ocasiones en que recibo mensajes que fastidian por su falta de ortografía y abuso de reglas gramaticales. Si no es nada muy importante lo ignoro. Lamentablemente, cada dia se ve en aumento. Gracias por tus consejos.
Daniel Costa Lerena
Gracias por tu comentario Leticia. Así es, recibir un email con faltas de ortografía o errores gramaticales es bastante desagradable y, como bien tu comentas, al parecer la tendencia va en aumento. Otro tipo de emails que desde hace varios años también son frecuentes son lo traducidos desde otras lenguas, se nota claramente que utilizaron un traductor y por lo general son spam.
Un saludo y mis mejores deseos.
Olga Rivero
Gracias por tus consejos Daniel seguro valen la pena tenerlos en cuenta.
Esto tendría que hacerlo leer en el liceo, dónde mis hijos al igual que sus amigos se escriben, creo yo en un nuevo idioma casi imposible de entender por nosotros, mensajes que en vez de palabras son con signos y medias palabras…. en fin cada día se torna más y más difícil entenderlos.
Daniel Costa Lerena
Gracias Olga por tu comentario. Ciertamente el lenguaje escrito utilizado por los adolescentes de forma generalizada es preocupante. Lo que pocos reparan es en el efecto negativo de la utilización de tales códigos escritos, los cuales condicionan al momento de escribir correctamente, no solo dentro el ámbito educativo, también dentro de laboral. Una cosa es el elemento activo de la lengua, el cual está en permanente proceso de modificación y, otro muy diferente, es atentar contra las reglas básicas de la misma; insisto, al final de cuentas los perjudicados directos, de una forma u otra, serán las nuevas generaciones.
Anónimo
Leyendo tu articulo me di cuenta que mis emails son un desastre, hago todo lo que no hay que hacer y escribo lo que pienso y lo mando. Voy a ver si puedo seguir tus consejos, muy bueno.
Daniel Costa Lerena
Gracias por tu comentario.!
Me alegra saber que el articulo puede ayudarte, ahora, tómalo como una simple referencia y a modo de recomendaciones.
No pretendo de ningún modo que se crea que intento crear un a”manual” o decir a nadie cómo debe escribir su emails.
Zina Munteanu
A mi me gusta ponerle emoticones a mis mensajes de correo porque creo que es un modo de darle un toque personal, además me parecen divertidos. Pero si es un mensaje por trabajo o una cosa seria creo que tiene razón y hay que hacerlos distintos.
Daniel Costa Lerena
Gracias por compartir tus opiniones con nosotros. En lo personal no soy muy amigo de los emoticones en mis correos electrónicos, y cuando los recibo con ellos si son de amigos no me molestan. En cuanto a utilizarlos en correos profesionales o por temas de trabajo, considero que procede el incluirlos, aunque como se suele decir…"para gustos colores". Otra cosa es utilizar un banner o logotipo como firma en los correos electrónicos, ello incluso es muy recomendable desde el Branding o desarrollo de marca.
Un saludo!
Andres Garcia
Gran aporte y espero que más de uno tome nota, porque en esto de comunicarnos mediante la escritura parece que en vez de avanzar estamos involucionando. A mi en lo personal cuando me llegan correo con caritas y esas cosas no me gustan, me parecen medios infantiles, pero bueno es solo mi opinión.
Daniel Costa Lerena
Gracias por darnos tu opinión sobre el tema Andrés; precisamente, de eso se trata, de compartir nuestras opiniones. Al final de cuentas cada uno tiene la propia y nadie es dueño de la verdad absoluta ni mucho menos. Un saludo!
Juan Alberto Garcia
En la suma de los pequeños detalles está la diferencia, tanto para bien como para mal, y algunos correos electrónicos cuando uno los recibe dan simplemente lástima. Sobre todo cundo se supone que son escritos por personas con buena formación. Saludos.
Miguel Fernandez
La verdad es que tendría que cuidar mejor mi forma de escribir y mis correos dejan mucho que desear. Muy bueno lo que dices y trataré de hacer lo que dices. Muchas gracias.